TeknoTBR Kumpulan Informasi Tekno dan Game Terbaru
Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sudah ada sejak lama. Berkomunikasi dengan surat masih bertahan sampai sekarang walaupun bentuknya semakin beragam mulai dari surat fisik dari kertas hingga surat untuk email. Karena sangat penting kamu harus belajar cara membuat surat yang benar.
Cara menulis surat harus melewati beberapa tahapan. Pasalnya ada beberapa komponen-komponen surat yang harus kamu tulis dengan baik. Kamu harus memperhatikan betul-betul mengenai cara penulisannya. Apalagi jika kamu ingin membuat surat formal untuk instansi atau lembaga pemerintah.
Cara Penulisan Surat yang Benar untuk Surat Resmi
Ketika kamu ingin menulis surat resmi maka kamu harus memperhatikan dengan detail bagian-bagian surat resmi. Pasalnya sebagai surat yang sifatnya resmi atau formal, komponen-komponennya harus kamu tulis dan jangan sampai terlewat. Jika terlewat satu bagian saja, urusannya bisa sangat gawat.
Saat membuat surat resmi, kamu harus membacanya lagi berulang-ulang. Kamu harus cek apakah ada yang kurang atau tidak di dalam surat yang kamu tulis. Di tahap ini ketelitian kamu dikerahkan agar kamu mampu menghasilkan surat yang baik, dan diharapkan dapat diterima. Berikut cara selengkapnya.
- Letakkan Kepala Surat Di Bagian Tengah
Tahap pertama yakni tulis dan letakkan kepala surat di bagian tengah. Kepala surat atau kop surat merupakan bagian surat yang penting karena berkaitan dengan lembaga atau instansi tempat surat tersebut berasal. Di dalam kop surat terdapat beberapa poin yang harus kamu isi dengan baik dan benar.
Beberapa poin tersebut adalah nama lembaga, instansi ataupun perusahaan. Kemudian alamat lengkap kantor perusahaan atau lembaga. Kontak seperti nomor telepon dan alamat email resmi. Kode pos alamat instansi serta logo. Biasanya mayoritas kop surat diiisi oleh bagian-bagian tersebut.
- Menulis Nomor Surat
Berikutnya adalah nomor surat. Perlu diketahui bahwa nomor surat merupakan salah satu bagian yang sangat penting. Hal ini untuk menandakan mengenai identitas surat serta penjelasan mengenai bulan dan tahun pembuatan. Oleh karenanya kamu harus melakukan penulisan nomor surat yang benar
Misalnya surat yang memiliki nomor A.001/Div-Sal/BBC/II/2021. Arti dari surat tersebut adalah A. adalah kode surat untuk internal perusahaan. 001 adalah nomor surat. Div-Sal artinya Divisi Sales. Lalu BBC merupakan kode nama perusahaan. Angka romawi II dan 2021, artinya dibuat di Februari tahun 2021.
- Jangan Lupa Tulis Tempat dan Tanggal Di Dalam Surat
Penulisan tanggal surat yang benar juga harus dilakukan ketika menulis surat resmi. Alasannya karena ini menyangkut kapan dan dimana surat tersebut ditulis oleh pengirim surat. Selain itu bagian ini juga membuktikan bahwa surat ditulis dalam kondisi baru sehingga membutuhkan respon dari penerima.
Terkait lokasi kalimat, tempat dan tanggal posisinya terletak di bagian pojok kanan atas atau sejajar dengan nomor surat. Kemudian dalam kalimat surat, kata tempat ditulis terlebih dahulu sebelum menulis tanggal. Ini penulisan tanggal yang benar dalam bahasa indonesia yakni Jakarta, 15 Juli 2021.
- Tulis Lampiran Surat
Sekedar informasi bahwa lampiran surat adalah dokumen pendukung dari surat utama. Biasanya lampiran ini hadir untuk memperkuat surat utama sehingga tulisan di dalam surat semakin kuat karena didukung oleh data. Biasanya bentuk lampiran dari surat adalah foto, laporan keuangan dan lain-lain.
Walaupun terkesan tidak penting. Namun, lampiran dalam surat juga harus dilampirkan jika surat resmi harus diperkuat dengan data-data tambahan. Dengan adanya data-data tambahan di lampiran surat tersebut, surat yang kamu buat bisa lebih direspon positif oleh penerima baik dari instansi atau individu.
- Tuliskan Alamat Surat
Menulis alamat surat menjadi sesuatu yang jangan sampai terlewatkan. Pasalnya alamat surat harus ditulis karena akan membingungkan penerima surat jika tidak ditulis alamatnya. Selain itu dengan ditulisnya alamat, surat kamu bisa lebih resmi dan jelas karena menyertakan alamat di dalam suratnya.
Alamat surat biasa terdapat pada bagian sampul yaitu di bagian sampul dan ataupun berada di awal surat. Selanjutnya dalam menulis surat kata Yang Terhormat diganti Yth, wajib ditulis kata bapak, ibu atau Sdr/Sdri. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan tidak perlu kamu akhiri kalimat dengan tanda titik.
- Tulis Salam Pembuka
Berikutnya adalah menulis salam pembuka. Dalam penulisan salam pembuka yang benar maka kamu harus mengunakan kata-kata umum. Contoh kata-kata umum yang bisa kamu tulis misalnyasaja salam sejahtera, hadirin yang kami hormati dan lain sebagainya. Kedua kata-kata tersebut bersifat umum.
Hal ini karena kamu bisa mengucapkannya tanpa memandang agama, keyakinan ataupun gender. Penulisan kata yang bersifat umum sangat penting. Alasannya supaya surat bisa dibaca oleh semua kalangan. Selain itu ketika menulis salam pembuka surat harus mengakhirinya dengan tanda koma.
- Jangan Lupa Tulis Isi Surat
Tahapan cara membuat surat berikutnya adalah menulis isi surat. Seperti diketahui bahwa isi surat merupakan bagian surat yang sangat penting. Pesan utama dalam surat terlampir dalam isi surat, sehingga penulisan surat khususnya isi surat harus dilakukan dengan baik.
Dalam membuat surat yang bersifat resmi, kamu harus menulis isi surat menggunakan bahasa yang baku. Kemudian kamu harus menuliskannya dengan ringkas agar mudah dimengerti oleh pembaca. Semua ini dilakukan agar pesanyang kamu sampaikan bisa dipahami dan direspon oleh pembaca.
- Tulis Penutup Surat
Dari bagian-bagian surat resmi, ini adalah tahap yang terakhir dalam penulisan sebuah surat. Kamu jangan lupakan untuk menulis bagian penutup. Sebagai bagian penutup, maka penulisan surat yang benar untuk tahap ini harus diperhatikan betul. Kamu tidak boleh asal dalam menuliskan penutupnya.
Ini contoh kalimat penutup “Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih” atau “Demikian surat ini dibuat, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih”. Lalu jangan lupa tulis nama, jabatan dan tanda tangan di bagian bawah surat.
3 Tips Menulis Surat yang Sifatnya Resmi
Setelah kamu mengetahui cara membuat surat maka supaya semakin maksimal, kamu juga harus memahami mengenai 3 tips dalam menulis sebuah surat resmi. Berikut ini informasi mengenai ketiga tips tersebut.
- Gunakan Ejaan Bahasa Indonesia dan Tanda Baca yang Benar
Perlihal surat resmi, kamu harus menggunakan ejaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Alasannya karena surat bersifat resmi dan mewakili tempat bekerja atau institusi kamu. Lalu jangan lupa juga gunakan tanda baca yang benar.
- Tulis Bagian Bagian Surat Secara Terstruktur
Berikutnya adalah tulis bagian-bagian pada surat secara terstruktur. Cara-cara yang sudah dituliskan tadi harus kamu tulis secara terstruktur. Jangan kamu tulis secara acak susunannya.
- Cek Kembali Sebelum Mengirim Surat
Tahap terakhir adalah cek kembali suratnya sebelum dikirim. Kamu harus cek mengenai bagian surat, susunan kalimat, ejaan kalimat, nama perusahaan hingga tanda baca. Semuanya harus kamu perhatikan dengan baik sebelum mengirimkan surat ke penerima.
Cara membuat surat khususnya surat resmi memang memiliki tata cara atau susunannya sendiri. Kamu harus mengikuti pakem tersebut agar surat yang kamu buat bisa mewakili perusahaan dan diterima dengan baik oleh perusahaan penerima.
